PLANEACION SEG Y CONTROL

OBJETO

El procedimiento de Seguimiento y Control del Proyecto establece el conjunto de acciones que se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las actividades del proyecto establecidas en la planificación del mismo. Su propósito es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto de forma que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecución del proyecto se desvíe significativamente de su planificación.

2. ALCANCE

Bajo la dirección del Vicepresidente de operaciones y recursos, el Departamento de Planeación, Programación y Control es una unidad de apoyo al proceso de gerencia de proyectos su alcance se enmarca en los siguientes aspectos.

• Realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de la organización; Presidencia, Vice presidencias y Direcciones de la empresa, debe ser factible, apropiada y oportuna.

• Ser capaz de proporcionar a la organización una guía y directrices de acción;

Ser dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes ser única y sostenible en el tiempo.

• Debe ser integral y capaz de unir los planes estratégicos, el flujo de la información, presupuestos y planes operativos definidos por la presidencia.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

A continuación se describen las actividades del Proyecto taller de Gerencia de proyectos a cargo del Departamento Planeación, Programación y Control.

3.1 Administrar Los Materiales

El Departamento Planeación, Programación y Control es responsable por la administración del almacén con las siguientes funciones:

· Guardar y controlar los inventarios de materiales.

· Recibir las listas de pedidos preparadas por los Directores de proyectos, verificando su correcto diligenciamiento y firmas correspondientes.

· Preparar y entregar el material solicitado.

· Verificar la exactitud del monto facturado según la política de precios vigente.

3.2 Estimar El Presupuesto de los Proyectos

El Departamento de Planeación, Programación y Control tiene la responsabilidad de verificar que todas las estimaciones realizadas por los directores de Proyectos sean correctas y conformes a la realidad, lo que le confiere las siguientes responsabilidades:

· Suministrar a los Directores de proyectos toda la información necesaria sobre los precios unitarios de los materiales y la mano de obra, así como la política de precios de la empresa a fin de que estos puedan producir sus estimaciones preliminares (para el Anteproyecto).

· Verificar la exactitud y conformidad a la realidad de todas las estimaciones elaboradas por los Directores de proyectos y firmarlas si se encuentran a satisfacción.

3.3 Hacer el seguimiento y control de los proyectos

El Departamento de Planeación, Programación y Control también tiene como misión asegurar las operaciones y el control de costos para cada proyecto.

· De igual manera, debe velar por mantener una contabilidad precisa de los costos de mano de obra y materiales para cada uno de los proyectos de la empresa.

Dentro de los costos de mano de obra, están incluidos los costos tanto de los agentes de planificación y control, como de los diseñadores e ingenieros. Los costos se obtienen a partir de las hojas de tiempo de los empleados de los proyectos, quienes deben diligenciar las tarifas vigentes (tiempo normal o tiempo extra).

Los costos de los materiales se obtienen con base en el monto facturado de cada pedido (original o adicional) correspondiente a un proyecto determinado; esta información deberá ser elaborada inicialmente por el Director de proyecto y será validada posteriormente en el almacén.

3.4 Ciclos de seguimiento y control

Con el fin de evaluar el avance de los proyectos, El Departamento de Planeación, Programación y Control tiene la responsabilidad de coordinar ciclos de seguimiento y control de los proyectos. Para desarrollar adecuadamente esta función, el director de este departamento debe:

· Informar a los Directores de Proyecto sobre el estado de sus proyectos, de acuerdo con las previsiones de programa y presupuesto para cada ciclo contable y suministrar proyecciones cuando sea necesario.

· Comunicar a la Presidencia cuando identifica que un proyecto tiende a problemas eventuales sobre el programa y presupuesto global asignado por la Presidencia (aviso por escrito).

3.5 Garantizar La Eficacia de la Gestión De Proyectos

En esta función, el Departamento de Planeación, Programación y Control cuenta entre otras, con las siguientes responsabilidades:

· Velar por la correcta aplicación de la Guía de Gerencia de Proyectos de la empresa.

· Concebir y poner en funcionamiento toda nueva práctica o procedimiento susceptible de mejorar la eficacia de la gerencia de proyectos, luego de haber obtenido la autorización del Vicepresidente de Recursos y Operaciones.

· Capacitar cuando sea necesario al personal de la empresa en materia de gerencia de proyectos.

3.6 Asesorar a los Directores de Proyectos

· Suministrar a los Directores de proyectos el soporte técnico necesario para la elaboración de los planes, la planeación de necesidades en materia de recursos y la preparación de las listas de materiales.

Informar periódicamente a los directores de proyecto sobre el estado de avance de sus proyectos, de acuerdo con los planes y previsiones presupuestales.

· Asesorar a los Directores de Proyectos en materia de procedimientos y en cuanto al uso correcto de los formatos de la Guía de gerencia de proyectos.

3.7 Responsabilidades operativas del Director de Planeación, Programación y Control.

· Administrar el inventario en el almacén.

· Obtener la lista de costos unitarios de materiales y mano de obra, así como la política de la empresa en materia de precios.

· Planificar la organización del almacén a fin de que funcione de manera eficaz: seguridad, horas de apertura, logística, entrenamiento del personal.

· Verificar y firmar las estimaciones preliminares y definitivas así como las revisiones subsiguientes.

· Velar porque el sistema de seguimiento y control funcione con rapidez y precisión.

· Velar porque los procedimientos de la Guía de Gerencia de Proyectos sean respetados en su totalidad por todos los implicados.

· Asegurarse que todo el personal conozca bien y entienda perfectamente el contenido de la guía así como las herramientas de Planeación, Programación y Control a utilizar.

· Establecer nuevas herramientas o procedimientos de gerencia de proyectos.

· Además, como todo director de departamento, el Director de Planeación, Programación y Control debe velar por emplear de manera eficiente sus recursos y asegurarse de la idoneidad profesional del personal bajo su cargo.

4. DEFINICIONES

Para efectos de ejecución de proyectos, la empresa INGENIAMOS S. A. bajo supervisión de la Presidencia y ejecución de las vicepresidencias y Direcciones de Proyecto se regirá bajo las políticas y estándares definidos en los documentos generales de la materia Gerencia de Proyectos GP2A, de la universidad EAN.

o Documento del participantewp.pdf

o Formatosproy.xls

o Guía de gerencia de proyectoswp.pdf

o Organigramawp.pdf

o Risk fuzzy taller e.xls

5. PROCEDIMIENTO

Ver Anexo 1 - Procedimientos

6. REFERENCIAS

A continuación se describen las definiciones macro que rigen las actividades del departamento de Planeación, Seguimiento y Control de INGENIAMOS SA.

6.1 Políticas:

a) De seguimiento y control, Al final de cada período ó cada intervalo de tiempo determinado por el estimado para cada actividad dentro del periodo haciendo uso de PROJECT, se entregarán los reportes correspondientes al periodo en curso así como el acumulado, según los siguientes parámetros:

· Avance:

- Por proyecto

- Por tipo de recursos

· Estado general del proyecto:

- Por Departamento

- Por tipo de recurso

b) De ejecución del proyecto.

· Solo se contaran con los tipos y cantidades de materiales y herramientas definidos en el documento Taller – Guía Gerencia de proyectos, información documentada en la plataforma Blackboard para la materia Gerencia de Proyectos GP2A, de la universidad EAN.

· Para efectos de costeo solo se consideraran los cargos y los sueldos definidos en el documento Taller – Guía Gerencia de proyectos, en el cuadro de recursos humanos información documentada en la plataforma Blackboard para la materia Gerencia de Proyectos GP2A, de la universidad EAN.

· Los participantes en la elaboración del proyecto solo deben provenir del grupo de profesionales inscritos en la Materia Gerencia de Proyectos GP2A, de la universidad EAN.

· Todos los equipos se cargan a los gastos generales de la empresa y se prestan a los proyectos según criterio de la Presidencia. Estos deben devolverse al Departamento de Planeación, Programación y Control al finalizar la ejecución de los proyectos. De lo contrario, se efectuará una penalidad de $2000 por pieza, se cargará al proyecto implicado.

6.2 Formatos:

El Departamento de Planeación, Programación y Control cuenta con participación directa, ya sea elaborando o supervisando, las definiciones plasmadas en los siguientes formatos:

Anteproyecto GIP- 1
Anteproyecto GIP- 2
Anteproyecto GIP- 3
Anteproyecto GIP- 4
Contrato de asignación de recursos humanos GIP- 8
Registro contable de recursos humanos GIP-11
Resumen de ingresos y egresos por periodo y por departamento GIP-14
Informe sobre la eficiencia de los proyectos GIP-16

De acuerdo a los cronogramas generales, el orden de los formatos según su ejecución es:

7. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha	Versión	Descripción del cambio	Pagina	Autor	Aprobado
19-02-2014	1.0	Elaboración del documento	N.A.	Andrei Luna Lasprilla	Andres Contreras
19-02-2014	1.1	Inclusión de la descripción de los procedimientos del depto.	5	Andrei Luna Lasprilla	Andres Contreras

ANEXO 1 - PROCEDIMIENTOS